Pourquoi numériser ses fichiers ?

Cela ne fait aucun doute : l’ère de la paperasserie et des classeurs encombrés est bel et bien révolue. L’avenir est dans les fichiers numérisés. En optant pour la numérisation, vous serez en mesure d’économiser de l’argent dans votre bureau. Voici quelques raisons qui poussent aujourd’hui les entreprises à opter pour la numérisation de documents.

Plus de productivité

La raison première et la plus évidente pour numériser vos données d’entreprise et de le faire à long terme, c’est davantage de productivité au sein de votre bureau. Si vous transformez vos documents en version électronique, vous pourrez voir à quel point il est facile de rechercher et de trouver des fichiers dans votre système. Une société de numérisation de documents vous permet notamment de stocker différents dossiers et archives. Ainsi, vous pourrez parcourir rapidement le système en fonction de la date et du nom de fichier, définir des autorisations pour différents fichiers, et plus encore. Comparez ce processus numérisé à un classeur, et celui-ci commence à apparaître dans une meule de foin.

Les documents numérisés peuvent également être consultés de n’importe où. Avec des documents numérisés, vous pouvez avoir accès à vos dossiers qui datent de l’année dernière en quelques clics, votre ordinateur portable personnel, ou même votre appareil mobile. La numérisation est tout simplement le meilleur moyen de vous assurer que vous pouvez les trouver.

Conservation de documents

La conservation de dossiers est également très importante, et enfin, vous pourrez profiter de ces avantages en ayant tous vos documents numérisés. Vous pourrez enfin tout conserver et avec certains logiciels, vous pouvez même planifier des horaires pour que les anciens fichiers soient automatiquement supprimés ou archivés. Par exemple, si votre entreprise doit conserver des copies de certains fichiers pendant 5 ans ou 10 ans, cela peut se faire. Vous pouvez aussi choisir de déplacer les documents vers un nouveau dossier ou répertoire.

La suppression automatique de documents anciens, non pertinents ou obsolètes évite à une secrétaire ou à un assistant administratif de devoir passer en revue et déchiqueter d’anciens fichiers papier. C’est également un bon moyen de s’assurer que les documents confidentiels, en particulier ceux qui sont sensibles aux informations des clients, ne sont pas conservés lorsqu’ils ne sont plus utilisés.

Réduire le gaspillage

En plus de contribuer à la productivité et à la conformité, numériser vos documents administratifs et autres réduit le gaspillage. En fait, la motivation la plus importante pour passer au digital est parfois d’améliorer la durabilité de l’entreprise. En supprimant le système de classement papier de votre entreprise et en passant au numérique, vous pouvez réduire considérablement votre empreinte carbone.

Aux États-Unis, une personne utilise 700 livres de papier chaque année en moyenne. Le pays utilise donc 68 millions d’arbres chaque année, soit 30 % du total mondial. En travaillant sans papier, votre entreprise peut faire sa part en coupant des chiffres alarmants. De plus, le fait de passer à la numérisation offre l’avantage supplémentaire de supprimer (ou de réduire drastiquement) l’argent de votre budget qui sert actuellement à acheter du papier, de l’encre et du toner.