Optimiser ses processus achats grâce à l’EDI

L’optimisation des processus achats au sein des entreprises est un axe d’amélioration important dans l’optique de maximiser les performances et la compétitivité globales. Cette optimisation passe par différents axes stratégiques à mettre en place et notamment par l’automatisation des échanges commerciaux via les systèmes EDI.

L’EDI, qu’est-ce que c’est ?

L’EDI est un sigle anglo-saxon signifiant « Electronic Data Interchange ». Il est couramment traduit en français par l’expression « Échange de Données Informatisées ». Ce système utilisé entre partenaires commerciaux mêle à la fois transactions commerciales, traitement de données et communication informatique. Il est voué à remplacer les échanges d’informations standards traités manuellement (e-mails, courriers, fax…) par des informations codées transmises d’ordinateur à ordinateur de façon automatique.

L’EDI concerne plus particulièrement les échanges de documents et d’informations entre partenaires commerciaux et notamment l’envoi et la réception de bons de commandes, de devis, de factures, de bons de livraisons, etc. Avec le système EDI, ces documents sont transformés en flux d’information standardisés et échangés entre ordinateurs connectés. Les partenaires commerciaux doivent au préalable mettre en place dans leurs systèmes informatiques des progiciels capables de recevoir, traduire et traiter les informations envoyées. Ils doivent également s’accorder sur le format EDI utilisé en commun, puisqu’il en existe plusieurs comme l’ANSI, l’EDIFACT, le TRADACMS, l’XML, etc. (eux-mêmes déclinés en différentes versions).

Comment l’EDI permet-il d’optimiser les processus achats ?

L’optimisation des processus achats passe notamment par la réduction maximale des intermédiaires et la centralisation des transactions. La mise en place d’un système EDI pour échanger des documents commerciaux avec ses clients et/ou ses fournisseurs va tout à fait en ce sens. L’EDI permet de fluidifier les flux d’informations en les automatisant et, à plus grande échelle, d’optimiser les processus d’approvisionnement dans leur globalité. Les traitements manuels sont en effet remplacés par des transactions automatiques et digitales, ce qui permet de gagner du temps, de réduire les risques d’erreurs mais aussi de l’argent sur les coûts de main-d’œuvre.

Il faut savoir qu’au sein des services achats des entreprises, l’envoi, la réception et le traitement manuels des factures, bons de commandes et autres documents commerciaux classiques consomment beaucoup de temps et d’argent. En moyenne, le traitement manuel d’une facture dans un département achat coûte environ 26 euros, contre seulement 3 euros pour un traitement via EDI. La mise en place d’un tel système d’échange vise donc à simplifier les processus, à réduire les coûts et à accélérer les échanges tout en éliminant l’intervention humaine et les risques d’erreurs associés.

Les flux EDI font leur preuve au sein des entreprises depuis plus de 25 ans. Le remplacement des échanges par e-mail, fax et courrier permet non seulement de simplifier les processus mais aussi d’améliorer les relations entre partenaires commerciaux. L’EDI est donc la solution incontournable pour gagner en rapidité, en sécurité et en capacité d’économies via la fonction achat, dans le but d’améliorer plus globalement les performances de l’entreprise.

 

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