Comment optimiser l’organisation du planning de vos salariés ?

Pour une entreprise, ce n’est pas toujours évident d’organiser le planning des équipes de travail. Pour parfaire un bon planning, il va falloir prendre en compte de nombreux critères, et cela peut aller du choix de la meilleure équipe adaptée aux besoins de l’entreprise au respect du cadre légal en passant par la prise en compte des besoins des employés. L’enjeu du planning est la bonne performance d’une entreprise sur le marché. Et cela va grandement influer sur l’ambiance au sein de l’entreprise et contribuer à sa productivité. Comment donc mieux organiser les plannings de vos salariés ? Eléments de réponses.

Prendre en compte toutes les contraintes avant de créer le planning

L’anticipation est un élément-clé pour réussir un excellent planning. Il est donc nécessaire de déterminer les besoins de l’entreprise pour une organisation convenable d’un planning. Par exemple, connaitre le nombre de salariés nécessaires pour un projet, prévoir les possibilités d’absences, un plan B en cas de mauvais retour des clients, etc. Pour le cas d’un commerce, il faut prendre en compte les dates et les horaires de rush, et plus important, définir l’amplitude horaire ainsi que tous les besoins pour chaque heure. Et pour ce faire, il faut d’abord bien connaitre son équipe et les aptitudes de chaque membre. Prendre en compte leur disponibilité est également très important. Pour finir, un bon planning se doit aussi d’être équilibré et sans contrainte de temps. En d’autres termes, il faut qu’il satisfasse à la fois l’entreprise et les salariés tout en respectant le cadre légal de l’entreprise. Toutefois, bien calculer les heures de travails ainsi que bien départagé les tâches est fondamentaux. C’est la raison pour laquelle l’utilisation d’un logiciel de gestion de planning est indispensable pour éviter les erreurs. Une fois toutes les éventuelles contraintes identifiées, vous pouvez entamer la création de votre planning.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de planning ?

Pour organiser un planning, beaucoup d’entreprises utilisent Excel pour faire leur emploi du temps. Cependant, il existe des outils dédiés à la planification qui sont de loin plus efficaces qu’Excel. Pour une gestion efficace des ressources et des activités de votre société, vous pouvez utiliser un logiciel de planning qui dispose de différentes fonctionnalités pour faciliter l’organisation de travail au sein de votre entreprise. Cependant, avant de choisir votre outil de planification, il est plus que recommandé d’opter pour un logiciel pouvant répondre aux exigences de votre entreprise. Il existe plusieurs choix de produits avec lequel vous pouvez équiper votre entreprise ayant différentes fonctionnalités ainsi que des tarifs différents. Mais en général, voici les fonctionnalités qui vont être utile pour optimiser l’organisation de votre planning d’entreprise.

            L’accessibilité pour tout le personnel

A part le fait d’être assez complexe à faire, la réalisation d’un planning avec Excel peut aussi devenir fastidieux, consommant à la fois temps et énergie. Mais avec un programme informatique adapté, il devient plus simple d’aboutir à une excellente organisation. C’est une des raisons pour laquelle la dématérialisation des programmes de l’entreprise est bénéfique tant pour les employeurs que les salariés. Une fonctionnalité notable est l’accès à l’emploi du temps de chaque employé à tout moment et sur n’importe quel support disposant d’Internet. Il devient alors plus simple d’optimiser le travail en fonction de la présence de ces derniers, de leur horaire et de leur jour de travail. Si vous souhaitez bénéficier d’un emploi du temps d’entreprise partagé, la gamme de logiciel ManaTime peut vous aider en vous proposant un outil de planning simple et intuitif pouvant répondre à vos exigences.

            Les avantages de la gestion de planning dématérialisée

En choisissant une méthode plus adaptée pour la gestion de planning de votre entreprise, ce sont de nombreux avantages que vous allez bénéficier. Un logiciel de planification vous permettra d’automatiser et de simplifier la saisie de plusieurs éléments. Cela contribuera à faciliter le travail des ressources humaines en particulier lors de l’élaboration du bulletin de paie. Voici quelques atouts d’un logiciel de planning.

                        La facilité d’utilisation

Si vous êtes capable d’utiliser Excel pour planifier vos projets d’entreprise, à combien sera-t-il plus facile pour vous d’utiliser un logiciel de planning. La plupart des outils d’entreprise informatisés sont conçus de manière à être facile à utiliser même pour les personnes ayant des difficultés en informatique. Un design simple et ergonomique facilitera la navigation sur la plateforme de planification.

                        L’optimisation de la gestion RH

Un grand plus de l’utilisation d’un outil automatisé pour la gestion de planning est le gain de temps obtenu. En effet, le programme n’a pas uniquement pour fonction la gestion de l’emploi du temps des employés. Il peut aussi jouer un rôle important en matière de ressources humaines en prenant en charge les congés, les absences, les arrêts-maladie, etc. De telles fonctionnalités s’avèreront être d’une grande aide en particulier pour mieux entreprendre l’organisation de toutes les tâches liées à la gestion de RH. De plus, l’avantage d’utiliser ce type de programme informatique c’est la mise à jour régulière pour la prise en compte des évolutions législatives en ce qui concerne l’organisation du temps de travail.

L’analyse de performance des employés

La numérisation du planning d’entreprise permet également d’avoir un point de vue sur les activités des salariés ainsi que leurs performances. Le logiciel permettra d’analyser au mieux la durée pour la réalisation d’un projet, analyser les déficiences à améliorer et par conséquent, prendre les mesures pour toujours progresser dans les services.

A la recherche du planning parfait

La planification pour une entreprise n’est pas chose évidente. Malgré cela, le planning parfait est humainement impossible. On n’est jamais à l’abri du désaccord et d’imprévus au sein d’une entreprise. La transparence est donc un élément-clé pour mieux gérer le mécontentement des salariés. C’est pourquoi il est recommandé d’utiliser un logiciel performant que tout le monde peut consulter en dehors du fait que cela permettra également à l’entreprise de mieux organiser le travail. Cette collaboration en temps réel optimisera le temps de travail de tous les collaborateurs, et en cas de problème, prévoyez toujours un plan de secours pour ne pas perdre de vue les objectifs de travail de l’entreprise.

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