Comment éviter les erreurs de caisse en comptabilité ?

Toute entreprise doit assurer le suivi de sa comptabilité. Il est indispensable d’être conscient en permanence des volumes de valeurs qui entrent et ceux qui sortent de l’entreprise afin de pouvoir assurer une bonne gestion de la structure. C’est encore plus vrai lorsqu’on tient un commerce. Les manipulations d’argent sont plus nombreuses et décentralisées. Il existe plusieurs bonnes pratiques à mettre en place pour réduire les risques d’erreurs de caisse et assurer un suivi rigoureux de la comptabilité. Découvrez nos conseils.

Responsabilisez les personnes en charge des transferts d’argent

Lorsque les manipulations de fonds sont décentralisées, il est difficile d’assurer une bonne qualité du suivi des comptes à l’échelle de l’entreprise. La solution est alors de responsabilité chaque agent concerné. Dans la fonction publique par exemple, les comptables publics sont personnellement responsables des erreurs de caisse commises et doivent le rembourser sur leurs fonds propres.

Dans un commerce avec de nombreux collaborateurs, l’idée est de trouver un seuil acceptable au-delà duquel le salarié est responsable de l’erreur et doit l’assumer sur ses fonds propres.

Tout est question d’équilibre. Votre objectif est de veiller à réduire les erreurs de comptabilités. Mais cela ne doit pas emmener vos employés à travailler sous pression ou dans la peur au pire de réduire leur efficacité, d’augmenter paradoxalement le nombre d’erreurs de manipulation et de baisser le bonheur au travail.

Installez des caisses enregistreuses ergonomiques

Les opérations d’encaissement sont parfois réalisées en flux tendu. Il est rare que les agents aient du temps pour vérifier sereinement les opérations réalisées.

Il faut alors éviter à tout prix que les outils soient susceptibles de générer eux-mêmes des erreurs. Cela passe par l’utilisation de machines plus ergonomiques et donc généralement, l’utilisation de machines modernes.

Les caisses les plus récentes ont un clavier qui permet de réduire le risque de « clic de travers » et surtout, elles ont en mémoire la liste complète des produits et des services.

L’opérateur n’a alors plus qu’à saisir les produits achetés (via le scan du code barre), renseigné l’argent transmis par le client et la caisse lui indiquera précisément quelles pièces et billets elle doit rendre.

Favoriser les modes de paiement électroniques

L’avantage des solutions de paiement électronique tels que la carte bancaire, le sans contact et de plus en plus, les règlements par smartphone est qu’ils éliminent totalement les risques de fausse manipulation de monnaie.

Le montant étant totalement intégré dans la transaction, il n’y a pas plus de compte à réaliser pour l’opérateur et aucun rendu d’argent.

Pour favoriser ces modes de paiement, il faut d’abord les rendre possible en intégrant des terminaux compatibles sans contact, carte bleue, Apple Pay.

Ensuite, il faut les mettre en avant. Pour cela, on peut déjà tout simplement bien positionner le terminal de paiement au centre de la zone où s’effectue la transaction.

Il faut mettre en évidence les modes de paiement électroniques acceptés.

Ensuite on peut aussi aller jusqu’à proposer un avantage comme une réduction pour les paiements électroniques.

Dans ce cas, il faut veiller à ce que l’avantage ne soit pas supérieur à l’argent perdu via les erreurs de caisse.

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