Archivage de documents : Quelles sont les principales étapes ?

L’archivage documents peut sembler chronophage mais il est également indispensable. Et toute entreprise qui a tenté de s’en occuper a pu constater qu’il exige une grande rigueur et un professionnalisme sans faille. Pour vous aider à réussir cette tâche, voici les cinq étapes d’un archivage.

Un audit pour définir vos besoins

Si vous choisissez d’externaliser cette tâche et de la confier à une entreprise d’archivage de documents, celle-ci commencera par réaliser un audit pour déterminer vos besoins. Une étape par laquelle vous devez absolument passer car chaque entreprise est différente.

L’audit permet d’analyser la nature des documents à archiver. De cela en découle le mode de conservation à mettre en place et selon leur confidentialité, le respect de la réglementation en vigueur. La durée de la conservation des documents est également à définir en fonction de la nature de ceux-ci. Si vous vous interrogez à ce sujet, vous trouverez ici toutes les réponses à vos questions sur les durées de conservation des papiers pour une entreprise.

À partir de ce moment l’archivage documents peut commencer.

L’identification et l’authentification indispensables pour un archivage documents

Une fois que le dossier d’un client est terminé, il ne vous est plus utile de le garder dans votre bureau. Cela est valable pour tout document. Une fois que sa fonction première est terminée, il faut le classer.

L’archivage documents commence donc par l’identification de chaque document. Cela vous permet de déterminer son authentification et les conditions dans lesquelles il doit être conservé et pour combien de temps.

Pour authentifier des documents, il faut les dater et vérifier qu’ils n’ont subi aucune modification. Pour cela les professionnels en archives utilisent le rayon X, le carbone 14 ou encore un microscope.

Le stockage des archives

La seconde étape de l’archivage documents est le stockage de ceux-ci. Ils peuvent être gardés au sein de l’entreprise dans une pièce consacrée aux archives par exemple ou dans une entreprise spécialisée dans la gestion des archives.

Dans les deux cas, pour les stocker, il est possible d’utiliser des armoires ou des bacs de stockage, une palette de stockage, un container de stockage, un rack de stockage et des boîtes à archives. L’essentiel est que ces documents soient rangés de façon parfaitement organisée et qu’il soit facile de retrouver un document. De plus, les rangements doivent permettre de garder tous ces dossiers pendant plusieurs années sans qu’ils se détériorent.

La conservation et la consultation des archives

La conservation et la consultation des archives sont soumises à des règles strictes. En effet, vos dossiers ne doivent être consultés que par les personnes autorisées. Ainsi, lorsque vous confiez vos archives à une entreprise de conservation des archives, vous définissez avec elle la liste des personnes autorisées à consulter vos archives. Elles devront s’inscrire sur un registre à chaque fois qu’elles viennent consulter les archives.

De plus, si vous ne voulez pas que toutes les personnes autorisées aient accès à toutes vos archives, il faut savoir que les entreprises de conservation des archives peuvent leur limiter l’accès à certains types de documents.

La destruction ou le classement final des documents archivés

Les entreprises ont obligation de garder leurs documents pour 5, 10, 20 ans ou à vie en fonction de la nature de ces papiers. Ils doivent pouvoir les présenter lors d’un contrôle de l’administration ou ressortir ces documents en cas de litiges avec un client ou un fournisseur par exemple.

Une fois le délai passé, l’entreprise d’archivage documents se charge d’assurer leur destruction et vous remet une attestation de destruction qui le prouve.

Ces documents papier pourront alors être recyclés et réutilisés pour fabriquer d’autres objets. Votre entreprise participe ainsi à la préservation de l’environnement.

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